Principios de Gestión de Datos: Una guía para las empresas modernas

«Todas las empresas tienen big data en su futuro, y todas las empresas acabarán entrando en el negocio de los datos». – Thomas H. Davenport

Pero la pregunta es: ¿cómo van a gestionar las empresas esta afluencia de flujos de datos y sacarles el máximo partido?
Porque sin un sistema de gestión de datos, las empresas se ven rápidamente desbordadas por la gestión de datos.
Es irónico, pero más datos no son mejores datos, al menos no sin un proceso sólido que permita a los equipos gestionar y extraer información de los datos.

Hemos trabajado con muchos equipos pequeños y fundadores cuyo objetivo principal es la adquisición de datos, pero al no disponer de un marco de gestión de datos, se enfrentan a problemas como información dispar y dispersa, registros incompletos u obsoletos y una toma de decisiones deficiente.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus datos son limpiosprecisos y fiables?

Profundicemos en los principios básicos que pueden transformar tu gestión de datos del caos a la claridad.

Qué es la gestión de datos y por qué debe ser una prioridad para los líderes del sector

La gestión de datos puede sonar como un proceso elegante y caro, pero en el fondo es la columna vertebral de las operaciones empresariales modernas.

Como persona práctica en el trabajo diario, quizá te preguntes por qué son importantes los principios de gestión de datos cuando tratas principalmente con datos existentes.
He aquí por qué debería importarte:

• Conseguir una ventaja competitiva con información precisa: Una gestión adecuada de los datos proporciona a los líderes información precisa y oportuna que impulsa la toma de decisiones estratégicas.

Con datos fiableslas empresas pueden identificar las tendencias del mercado, las preferencias de los clientes y las ineficiencias operativas, lo que les permite adelantarse a la competencia.

• Facilitar la eficiencia operativa con datos racionalizados: Integrando y organizando datos de diversas fuentes, las empresas pueden agilizar sus operaciones.

Esto significa menos tiempo dedicado a conciliar datos dispares y más tiempo centrado en las actividades principales que impulsan el crecimiento y la rentabilidad.

• Capacitar a los equipos para utilizar datos fiables: Los datos fiables son la base de un trabajo en equipo eficaz.

Cuando los equipos tienen acceso a información precisa y actualizada, pueden colaborar más eficazmente, tomar mejores decisiones y ejecutar sus tareas con confianza.

• Cumplimiento de la normativa: Garantizar que los datos se gestionan adecuadamente ayuda a las empresas a cumplir los requisitos normativos.
  Por ejemplo, el GDPR exige prácticas estrictas de gestión de datos.
  La falta de gestión de los datos puede dar lugar a incumplimientos, con fuertes multas y repercusiones legales.

En 2018, se reveló que la consultora política Cambridge Analytica había recopilado datos personales de millones de usuarios de Facebook sin su consentimiento con fines de publicidad política.
Esto provocó una reacción masiva contra Facebook y la exigencia de normas más estrictas sobre la privacidad de los datos.

• Fomentar la seguridad y la privacidad de los datos: Una gestión adecuada de los datos incluye la aplicación de medidas de seguridad para proteger la información sensible de las filtraciones.
  Una mala gestión de los datos puede dar lugar a filtraciones de datos, comprometiendo la información de los clientes y dañando la reputación de la empresa.

En 2017, Equifax, una de las mayores agencias de información crediticia de EE.UU., sufrió una importante filtración de datos que comprometió información personal sensible de más de 143 millones de clientes debido a una mala gestión de los datos, incluido el hecho de no parchear vulnerabilidades conocidas y protocolos de seguridad deficientes.

Esto dio lugar a múltiples demandas e investigaciones reguladoras, lo que subraya las graves consecuencias de una gestión inadecuada de los datos.

El impacto real de una mala gestión de los datos

El verdadero problema empieza cuando utilizas estos datos defectuosos para operaciones empresariales.

Por ejemplo, un cliente reveló cómo sus representantes de ventas creaban nuevos registros cada vez que un cliente hacía un pedido de un producto.
Esta introducción manual de datos daba lugar a miles de duplicados, lo que afectaba directamente a los cálculos de rentabilidad.

La mera duplicación de datos puede causar a tu empresa problemas importantes.
A un nivel básico, esto es lo que tienes que perder:

• Cálculo de ingresos: Si 200 de cada 1.000 registros de clientes son duplicados o contienen errores, tus cálculos de ingresos se basarán en cifras infladas, lo que dará lugar a evaluaciones de rentabilidad inexactas.
• Confianza de los inversores: A la hora de atraer inversores, es crucial disponer de datos sólidos.
  Si afirmas tener 1.000 clientes pero el 10-15% son duplicados, puede perjudicar tu credibilidad.

Si comprendes la importancia de los principios de gestión de datos, podrás garantizar que tus operaciones empresariales se basan en datos fiables.
Esto conduce a conocimientos precisos, mejor toma de decisiones y, en última instancia, resultados más satisfactorios.

Principios básicos de la gestión de datos

Los Principios Básicos de Gestión de Datos son las directrices fundamentales que garantizan el tratamiento eficaz de los datos dentro de una organización.
Estos principios incluyen:

• Integración de datos: Integración de datos consiste en combinar datos de distintas fuentes en una única visión unificada.
  Imagina una pequeña empresa que utiliza varias herramientas de software para diferentes tareas.
  Una herramienta para la información de los clientes, otra para los datos de ventas y otra para las campañas de marketing.

Sin una integración adecuada, es un lío.
Esto puede dar lugar a esfuerzos duplicados, incoherencias y confusión.
La integración de datos garantiza que todos estos puntos de datos se unan, ofreciendo una imagen clara y consolidada.

• Calidad de los datos: Datos de alta calidad significa datos completos y fiables.
  Piensa en un informe de ventas.
  Si los datos están llenos de duplicados, errores o falta información, el informe es inútil.

La mala calidad de los datos puede dar lugar a malas decisiones, que cuestan tiempo y dinero.
Establecer puntos de referencia de la calidad de los datos y realizar auditorías periódicas puede ayudar a identificar y solucionar estos problemas.
También es clave formar a tu equipo para que introduzca y gestione los datos correctamente.

• Seguridad de los datos: La seguridad de los datos consiste en mantenerlos a salvo de accesos no autorizados y violaciones.
  Las pequeñas empresas y las startups pueden pensar que no son objetivos, pero las amenazas a los datos pueden afectar a cualquiera.

Una violación puede provocar la pérdida de confianza, daños económicos y problemas legales.
La aplicación de medidas de seguridad de datos sólidas, como la encriptación, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas, pueden proteger tus datos.

• Gobernanza de datos: La gobernanza de datos implica crear normas y políticas para gestionar los datos.
  Es como tener un reglamento sobre cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos.
  Esto incluye definir quién es responsable de la gestión de los datos, qué normas deben cumplirse y cómo se garantiza su cumplimiento.

Por ejemplo, establecer políticas sobre cómo tratar la información sensible de los clientes o cuánto tiempo conservar los registros.
Un buen gobierno de los datos garantiza que todos los miembros de la organización sigan las mismas prácticas.

Para ilustrar la importancia de la integración y la calidad de los datos, veamos escenarios prácticos que ponen de relieve retos comunes y las soluciones aplicadas para abordarlos.

Estos ejemplos muestran cómo una gestión eficaz de los datos puede transformar tus operaciones empresariales garantizando datos precisos, fiables y procesables.

Pasos prácticos para aplicar los principios de la gestión de datos

Implantar principios de gestión de datos consiste en transformar tus prácticas de tratamiento de datos para impulsar la eficacia y la fiabilidad.
He aquí algunos pasos prácticos para empezar:

Alinearse con los objetivos empresariales

El primer paso para aplicar los principios de gestión de datos es alinearlos con tus objetivos empresariales.

• Empieza con conversaciones: Empieza discutiendo con tu equipo la importancia de la calidad de los datos.
  Identifica los objetivos empresariales clave que deben respaldar tus datos, como comprender los hábitos de compra de los clientes o mejorar la eficacia operativa.
• Realiza una pequeña auditoría: Evalúa tu proceso actual de recogida de datos. Hazte preguntas como ¿Hay demasiados duplicados? ¿La introducción de datos es manual y propensa a errores? ¿Tienes problemas frecuentes con la exactitud de los datos durante el análisis? Esta auditoría te ayudará a identificar problemas concretos.

Asigna funciones claras

El éxito de los principios de gestión de datos depende de la participación de todos.

• Definir responsabilidades: Incluso en equipos pequeños, es crucial asignar funciones claras de gestión de datos.
  Asigna a alguien la responsabilidad de supervisar la calidad de los datos, aunque tenga otras obligaciones.
  Por ejemplo, un responsable de marketing podría actuar también como responsable de la calidad de los datos.
• Crea una lista de control: Elabora una sencilla lista de control de responsabilidades y buenas prácticas.
  Incluye tareas como auditorías periódicas de datos, validación y corrección de errores.

Garantizar la accesibilidad de los datos

Para utilizar eficazmente tus datos, deben ser accesibles a todos los miembros relevantes del equipo.

• Establecer niveles de acceso: Implementa el acceso a los datos basado en roles.
  Define quién necesita un acceso amplio (por ejemplo, ejecutivos y jefes de equipo) y quién requiere un acceso limitado (por ejemplo, analistas y representantes de ventas).
  Este enfoque mantiene la seguridad al tiempo que garantiza la accesibilidad necesaria.
• Utiliza herramientas sencillas: Utiliza herramientas que proporcionen controles de acceso seguros sin añadir complejidad a tus operaciones.

Mantener la calidad de los datos

Los datos de alta calidad garantizan que las operaciones empresariales y la toma de decisiones se basen en conocimientos precisos.

• Auditorías periódicas: Programa auditorías periódicas para comprobar si hay duplicados, erratas y otros errores.
  Utiliza herramientas como Excel o un sencillo software de gestión de datos para agilizar este proceso.
• Establecer normas: Implementa normas básicas para la introducción de datos, como impedir el acceso no autorizado, la creación de múltiples registros y la creación de una norma de introducción de datos específica de la organización.
  Por ejemplo, permitir que sólo un representante de ventas formado utilice el CRM para introducir datos según una norma definida.

Los datos de calidad son la diferencia entre las decisiones informadas y las conjeturas a ciegas.

Mejorar la seguridad de los datos

La seguridad de los datos es crucial para proteger la información sensible de las ciberamenazas.

• Aplicar medidas básicas de seguridad: Empieza con prácticas de seguridad fundamentales, como establecer controles de acceso, encriptar los datos sensibles y garantizar la seguridad física de las ubicaciones de almacenamiento de datos.
• Mantente al día: Actualiza regularmente tus prácticas de seguridad de datos para cumplir las normas reglamentarias y protegerte contra las violaciones.

Fomentar una cultura de datos

Fomenta una cultura basada en datos dentro de tu organización promoviendo el uso de datos para la toma de decisiones y la innovación.

• Fomentar el valor de los datos: Fomenta una cultura en la que se valoren los datos y se confíe en ellos.
  Comparte historias de éxito dentro del equipo en las que una buena gestión de los datos haya conducido a resultados positivos.
• Formación y educación: Imparte formación básica sobre los principios de la gestión de datos.
  No es necesario que sea exhaustiva: unas simples sesiones sobre la importancia de la calidad de los datos y cómo mantenerla pueden ser muy eficaces.

Si eres una PYME, opta por herramientas de gestión de datos sin código

Las pequeñas startups y las nuevas empresas a menudo tienen dificultades para gestionar sus datos de forma eficiente.
Aquí es donde herramientas sin código como WinPure puede desplegarse para ayudar a los equipos empresariales y técnicos con los procesos de gestión de datos.

Rentable

La gestión tradicional de datos puede ser cara.
Implica elevados costes de software y servicios de consultoría.
Las herramientas sin código reducen considerablemente estos gastos.
El coste inicial es mucho menor en comparación con la contratación de consultores externos o la creación de algoritmos personalizados.

Facilidad de uso

Las herramientas sin código están diseñadas para la simplicidad.
Permiten a los equipos gestionar procesos complejos de calidad de datos como deduplicación y limpieza de datos sin necesidad de personal especializado.
Esto hace que la gestión de datos sea accesible y eficaz para equipos pequeños.

Integración rápida

Estas herramientas conectan rápidamente distintas fuentes de datos.
Puedes eliminar registros duplicados con sólo unos clics, asegurándote de que tus datos están limpios y listos para el análisis.
Esto ahorra tiempo y reduce los errores.

Escalabilidad y flexibilidad

Las herramientas sin código pueden adaptarse a las necesidades de tu empresa.
A medida que crecen tus datos, estas herramientas pueden gestionar el aumento de carga sin requerir cambios significativos en tus procesos o sistemas.
Ofrecen flexibilidad en cuanto a funcionalidad e integración.
Se adaptan a tus flujos de trabajo y sistemas existentes.

Además de las herramientas sin código, hay otras soluciones de gestión de la calidad de los datos (DQM ) que las PYMES pueden tener en cuenta. La solución Smile digital Quality Measures (dQM) es una herramienta líder del mercado para las medidas de calidad digital y los informes de calidad. Ayuda a las empresas a mantener altos estándares de datos, garantizando informes de calidad precisos y completos.

Del mismo modo, Indigo DQM ofrece una solución completa tanto para el sector público como para el privado.
Sus herramientas de software abarcan la gestión de datos, el procesamiento y la elaboración de informes, proporcionando un marco sólido para manejar grandes volúmenes de datos de forma eficaz.

Además, las soluciones de sembrado de datos de DQM GRC permiten a las empresas supervisar el uso de los datos en clientes, cadenas de suministro y empleados.
Esta solución ayuda a garantizar la integridad y seguridad de los datos, algo fundamental para mantener la confianza y el cumplimiento.

Independientemente de la herramienta que elijas, el objetivo es gestionar tus datos con eficacia.

La elección de las herramientas y procesos adecuados depende de las necesidades de tu empresa, la infraestructura, el presupuesto y la normativa del sector.

Prepararse para el futuro con prácticas sólidas de gestión de datos

Unas prácticas sólidas de gestión de datos son cruciales para el éxito presente y futuro de tu empresa.
Integrando datos de diversas fuentes, garantizando su alta calidad y asegurándolos, construyes una base fiable para la toma de decisiones.

Unas funciones claras, auditorías periódicas y una cultura basada en los datos mantienen esta base.
Las herramientas sin código como WinPure simplifican la gestión, reduciendo errores y costes.
Estas prácticas preparan a tu empresa para un futuro basado en los datos, lo que permite tomar decisiones informadas, evitar errores costosos y mantener la competitividad.

Invertir hoy en gestión de datos garantiza que tu empresa prospere y se adapte a los retos futuros.