Limpieza de datos de Salesforce – Técnicas y mejores prácticas

Desordenado Salesforce son un obstáculo importante.

Imagina intentar hacer una campaña con registros duplicados, direcciones incompletas e información obsoleta.
Estos problemas de datos cuestan dinero a tu empresa y erosionan la confianza.

De hecho según Experianlas organizaciones estiman que hasta un tercio de sus datos de CRM podrían ser inexactos, mientras que el 55% de los líderes empresariales afirman desconfiar de sus activos de datos.

Cuando tus datos son inexactos, las actividades empresariales se convierten en una apuesta arriesgada.
Las campañas de marketing no dan en el blanco, los equipos de ventas persiguen a los clientes potenciales equivocados y la satisfacción del cliente disminuye.
Tus directores de ventas y marketing están estresados por los números, mientras que tus equipos técnicos y de TI están demasiado ocupados con otras tareas como para preocuparse por la limpieza de los datos de CRM.

Pero hay esperanza.

Esta guía aborda estos problemas profundos con prácticas eficaces de limpieza de datos de Salesforce.
Exploraremos problemas comunes como datos incoherentes, duplicados y una integración deficiente, y te mostraremos cómo transformar tu CRM en una potente herramienta para el éxito.

¿Estás preparado para simplificar la gestión de tus datos, ahorrar recursos y mejorar los resultados de tu negocio con datos limpios y fiables?

Vamos a profundizar.

¿Qué son los datos erróneos de Salesforce?

Los datos erróneos de Salesforce incluyen registros duplicados, direcciones incompletas e información obsoleta.
Los registros duplicados se producen cuando la misma persona o empresa se introduce varias veces en tu sistema.

Esto puede dar lugar a confusión, pérdida de tiempo y oportunidades perdidas, ya que tu equipo puede ponerse en contacto con el mismo cliente potencial varias veces o, peor aún, no ponerse en contacto en absoluto.
Las direcciones incompletas son otro problema común.

Cuando no dispones de toda la información necesaria, como una dirección postal completa, resulta difícil ponerte en contacto con tus clientes, enviar materiales de marketing o incluso entregar productos.

La información obsoleta es igualmente problemática.

Imagina intentar contactar con un cliente utilizando una dirección de correo electrónico que ya no utiliza o llamando a un número de teléfono que ha sido desconectado.
Estas situaciones no sólo son molestas, sino que pueden provocar la pérdida de ventas y dañar la reputación de tu empresa.

Los problemas comunes causados por los datos erróneos no se detienen ahí.
Se propagan por todo tu proceso empresarial, afectando a las campañas de marketing, las estrategias de ventas y los esfuerzos de atención al cliente.

Entender lo que constituyen malos datos de Salesforce es el primer paso para abordar estos problemas tan arraigados.

Al reconocer el impacto de los registros duplicados, las direcciones incompletas y la información obsoleta, puedes empezar a ver la importancia de mantener unos datos limpios y precisos.

Esta toma de conciencia prepara el terreno para aplicar una limpieza de datos eficaz que transformarán tu Salesforce en una poderosa herramienta para el éxito.

Tus datos de Salesforce deben ser un activo, no un pasivo.

Métricas de calidad de los datos

¿Te has preguntado alguna vez por qué tus datos de Salesforce parecen poco fiables? Medir la calidad de los datos es crucial para mantener un sistema CRM eficaz.
Let’s explore the key metrics that ensure your data is trustworthy and how they impact your business decisions.

Integridad

Significa tener toda la información necesaria para cada registro.
La falta de datos, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, puede paralizar tus esfuerzos de marketing y ventas.

Cuando faltan datos críticos, no puedes llegar a los clientes potenciales, alimentar a los clientes potenciales o cerrar tratos de forma eficaz.
La integridad garantiza que tus datos sean completos y procesables.

Precisión

Exactitud significa que los datos representan correctamente la realidad.
Los datos incorrectos, como títulos de trabajo erróneos o información de contacto obsoleta, conducen a decisiones mal informadas.

Por ejemplo, enviar un correo electrónico personalizado a un antiguo empleado en lugar de al responsable actual de la toma de decisiones puede malgastar recursos y dañar tu reputación.

Coherencia

Esto garantiza que los datos sean uniformes en todo tu sistema.
Los datos incoherentes se producen cuando la misma información se registra de forma diferente en varios lugares.

Por ejemplo, un registro puede listar una empresa como «ACME Corp.» mientras que otro dice «ACME Corporation».
Esta incoherencia dificulta la generación de informes y perspectivas fiables.

La coherencia garantiza que tus datos estén armonizados y sean fiables.

Puntualidad

Mantener los datos actualizados.
La información obsoleta, como una dirección antigua o una fecha de contrato caducada, puede hacer que se pierdan oportunidades y que el servicio al cliente sea deficiente.

Los datos oportunos te ayudan a responder rápidamente a los cambios.
Esto garantiza que tus estrategias se basen siempre en la información más reciente.

Singularidad

La unicidad implica garantizar que cada registro sea único, sin duplicados.
Los registros duplicados pueden dar lugar a confusión e ineficacia.

Imagina que dos representantes de ventas se ponen en contacto con el mismo cliente potencial sin saberlo.
No sólo es embarazoso, sino también una pérdida de esfuerzo.

La unicidad mantiene la integridad de los datos de tu CRM, garantizando que cada contacto sea singular y distinto.

Estas métricas afectan directamente a la eficacia de tu CRM:

• Decisiones empresariales: Los datos fiables permiten tomar decisiones informadas, minimizando los riesgos y maximizando las oportunidades.
• Eficacia comercial: Unos datos precisos y completos garantizan que tus campañas lleguen al público adecuado.
• Productividad de ventas: Los datos únicos y oportunos ayudan a los equipos de ventas a centrarse en los clientes potenciales reales, no en perseguir sombras.
• Satisfacción del cliente: Unos datos coherentes y precisos mejoran las interacciones con los clientes, fomentando la confianza y la fidelidad.

Consejo: Revisa y actualiza periódicamente tus pautas de introducción de datos.
Incluso los ajustes más pequeños pueden suponer una gran diferencia a la hora de mantener la calidad de los datos.

Captura de datos (para que estén completos y sean puntuales)

Capturar los datos de forma precisa y completa es esencial para la limpieza de datos de Salesforce.
Para conseguirlo, necesitas seguir las mejores prácticas que garanticen que los datos que recopilas son fiables y oportunos.
Exploremos estas prácticas, las herramientas que puedes utilizar y la importancia de las reglas de validación y la automatización.

Buenas prácticas para capturar datos de forma precisa y completa

• Normalizar los procesos de introducción de datos: Establece directrices claras sobre cómo deben introducirse los datos.
  Unas normas coherentes de introducción de datos reducen los errores y garantizan la uniformidad.

• Campos obligatorios: Identifica los puntos de datos críticos y hazlos obligatorios.
  Esto garantiza que siempre se capture la información esencial.

• Formación y educación: Forma regularmente a tu equipo sobre la importancia de la exactitud y exhaustividad de los datos. Los usuarios formados tienen más probabilidades de introducir los datos correctamente.

Herramientas y métodos para garantizar la introducción puntual de datos

• Herramientas automatizadas de captura de datos: Utiliza herramientas que automaticen la introducción de datos, como formularios web que se alimentan directamente de Salesforce.
  Esto reduce los errores de introducción manual y acelera el proceso.
• Real–Tiempo Integración de datos: Implementa soluciones de integración de datos en tiempo real que actualicen automáticamente Salesforce con nueva información de otros sistemas.
  Esto garantiza que tus datos estén siempre actualizados.
• Soluciones móviles de introducción de datos: Proporciona a tu equipo soluciones móviles para capturar datos sobre la marcha.
  Esto es especialmente útil para los representantes de ventas y los agentes de campo que necesitan actualizar datos inmediatamente.
• Función de integración con Salesforce: Utiliza un software que ofrezca un conector para Salesforce, como WinPure, que permita a los usuarios cargar y seleccionar automáticamente columnas específicas de datos de Salesforce que quieran corregir.
  Esta función agiliza el proceso de limpieza de datos al proporcionar una conexión sin fisuras con Salesforce, garantizando que los datos correctos se actualicen y mantengan sistemáticamente sin intervención manual.

¿Qué es un Sandbox y cuándo lo necesitas?

WinPure permite a los usuarios utilizar un entorno Sandbox para desarrollar, probar y tratar sus datos sin afectar a su base de datos actual. Para las empresas que tienen años de conjuntos de datos complejos en Salesforce, un entorno Sandbox les permite realizar pruebas exhaustivas utilizando copias de los datos de producción reales. WinPure es la única solución DQM que permite una integración directa con los datos de Salesforce y la posibilidad de crear un entorno Sandbox con un solo clic. Una vez hecho esto, los usuarios sólo tienen que seleccionar las columnas que desean perfilar, limpiar y deduplicar. ¡Es tan fácil como 1,2,3!

Normalización de direcciones

Normalización de direcciones implica formatear y validar las direcciones postales para que coincidan con un formato estándar, que se alinea con las bases de datos gubernamentales.
Los pasos clave en la normalización de direcciones incluyen:

• Análisis de datos de dirección: Descompone las direcciones en componentes como el nombre de la calle, la ciudad y el código postal.
• Formato: Asegúrate de que las direcciones siguen un formato normalizado, como utilizar mayúsculas para los códigos postales.
• Validación y verificación: Cruza las direcciones con las bases de datos gubernamentales para confirmar su validez y entregabilidad.

Importancia de las Reglas de Validación y la Automatización en la Captura de Datos

• Reglas de validación: Configura reglas de validación en Salesforce para asegurarte de que los datos cumplen criterios específicos antes de guardarlos.
  Por ejemplo, puedes exigir que las direcciones de correo electrónico sigan un formato estándar o que los números de teléfono tengan una longitud determinada.
• Automatización: Automatiza las tareas repetitivas, como la limpieza y deduplicación de datos.
  Las herramientas de automatización pueden comprobar y corregir errores con regularidad, garantizando que tus datos sigan siendo precisos a lo largo del tiempo.
• Auditorías de datos programadas: Programa regularmente auditorías de datos para revisar y limpiar tus datos.
  Esto ayuda a identificar y corregir los problemas antes de que se conviertan en problemas importantes.

Deduplicación (por unicidad)

Los datos duplicados suelen producirse cuando la misma persona o empresa se introduce varias veces en tu sistema, normalmente debido a una introducción de datos incoherente o a problemas de integración del sistema.
Esto puede crear una falsa impresión de tus datos, como creer que tienes un 10% más de clientes potenciales de los que realmente tienes.

Identificar y eliminar estos duplicados es esencial para mantener una base de datos limpia y eficaz.

Hablemos de métodos, herramientas y ventajas…

Métodos para identificar y eliminar registros duplicados

El primer paso en deduplicación es identificar dónde existen duplicados.
Este proceso puede ser complejo, pero es crucial para garantizar la unicidad de tus datos.

Empieza examinando los campos comunes, como direcciones de correo electrónico, números de teléfono y nombres.
Busca patrones e incoherencias.
Técnicas avanzadas como emparejamiento difuso puede ayudar a identificar duplicados que no son coincidencias exactas, pero que están lo suficientemente cerca como para ser problemáticos.
Este método compara los registros basándose en la similitud, detectando los duplicados difíciles que se escapan a los procesos de coincidencia exacta.

Una vez identificados los duplicados, la eliminación implica fusionar o eliminar los registros redundantes.
Es importante consolidar toda la información relevante en un registro único y preciso.
Esto puede implicar una revisión manual o procesos de fusión automatizados, dependiendo de la complejidad y el volumen de tus datos.

Herramientas y técnicas para una deduplicación eficaz

Salesforce ofrece herramientas integradas como la Gestión de duplicados, que ayuda a identificar y fusionar duplicados basándose en reglas predefinidas.

Puedes personalizar estas reglas para que se ajusten a tus necesidades específicas, centrándose en los campos más propensos a la duplicación.

Las herramientas de terceros también ofrecen funciones avanzadas de deduplicación.
Soluciones como WinPurepor ejemplo, ofrecen sofisticados algoritmos de concordancia e interfaces fáciles de usar para gestionar los duplicados.

Aunque Salesforce ofrece gestión de duplicados integrada, las herramientas de terceros como WinPure proporcionan funciones mejoradas que van más allá de lo básico.
La resolución de entidades por IA de WinPure está diseñada a escala, ofreciendo una precisión y velocidad inigualables.

Puede transformar 1 millón de registros en sólo 3 minutos, garantizando la coherencia y fiabilidad de los datos.
Del mismo modo, la solución sin código de WinPure es fácil tanto para usuarios empresariales como no tecnológicos.

Ventajas de mantener registros únicos para el rendimiento del CRM

Mantener registros únicos mejora la precisión de tus datos, garantizando que tus equipos de marketing y ventas dispongan de información fiable con la que trabajar.
Esto conduce a campañas mejor orientadas y estrategias de ventas más eficaces.

Los registros únicos también mejoran las relaciones con los clientes.
Cuando tus datos están limpios, puedes ofrecer una experiencia más personalizada a cada cliente.
Esto genera confianza y lealtad, impulsando la satisfacción y retención de los clientes.

Del mismo modo, los registros únicos agilizan tus operaciones.
Sin duplicados que saturen tu sistema, tu equipo puede trabajar con más eficacia, ahorrando tiempo y reduciendo la frustración.

Los datos limpios también mejoran los informes y análisis, proporcionando una visión más clara y apoyando una mejor toma de decisiones.

Consejo profesional: Considera la posibilidad de programar un «Viernes sin duplicados» en el que tu equipo dedique un poco de tiempo a identificar y resolver los duplicados.
¡Un poco da para mucho!

8 acciones para mejorar la calidad de los datos de Salesforce

Aquí tienes ocho acciones que te ayudarán a mejorar eficazmente la calidad de los datos de Salesforce.

• Auditorías periódicas de datos

Realiza auditorías periódicas para identificar y rectificar errores como parte de tu estrategia de limpieza de datos de Salesforce.
Programa estas auditorías para detectar los problemas a tiempo, antes de que se conviertan en problemas mayores.
Las comprobaciones periódicas ayudan a mantener la integridad y fiabilidad de los datos.

• Implementar reglas de validación

Configura reglas de validación en Salesforce para garantizar que los datos se introducen correctamente.
Estas reglas actúan como guardianes, impidiendo que se guarden datos incorrectos o incompletos.
Por ejemplo, exigir que una dirección de correo electrónico tenga el formato correcto evita futuros problemas de comunicación.

• Normalizar los procesos de introducción de datos

Crea y aplica procedimientos normalizados de introducción de datos.
La coherencia en la introducción de datos minimiza los errores y garantiza la uniformidad en todos tus registros.
Proporciona a tu equipo directrices y plantillas claras para la introducción de datos.

• Uso de herramientas automatizadas para la limpieza de datos

Las herramientas automatizadas pueden encargarse de tareas como eliminar duplicados, corregir erratas y actualizar información obsoleta.
Del mismo modo, elegir la herramienta adecuada puede marcar una diferencia significativa.
Asegúrate de saber qué quieres de la herramienta.

Tanto si se trata de la gestión total de los datos como de su cotejo preciso para eliminar duplicados, tener un objetivo claro ayuda a seleccionar la herramienta adecuada para tus necesidades.

• Formación del personal sobre la importancia de la calidad de los datos

Educa a tu personal sobre la importancia de la calidad de los datos.
Asegúrate de que entienden cómo influyen sus acciones en la salud general de los datos de tu CRM.
Las sesiones de formación periódicas pueden reforzar las mejores prácticas y mantener a todo el mundo en la misma página.

• Control continuo de la calidad de los datos

Establece una supervisión continua de la calidad de tus datos.
Utiliza paneles e informes para realizar un seguimiento de las métricas clave e identificar tendencias.
La supervisión continua te permite responder rápidamente a cualquier problema que surja.

• Integrar correctamente las fuentes de datos

Asegúrate de que todas tus fuentes de datos están correctamente integradas.
Esta integración evita los datos fragmentados y garantiza que toda la información fluya sin problemas hacia Salesforce.
Una integración adecuada mejora la precisión e integridad de los datos.

• Establecer un marco de gobernanza de datos

Desarrolla un marco de gobernanza de datos para gestionar y proteger tus datos.
Este marco debe esbozar políticas, procedimientos y responsabilidades relacionados con la gestión de datos.
Un marco de gobernanza sólido ayuda a mantener la calidad y el cumplimiento de los datos a lo largo del tiempo.

Visión creativa: Entrega insignias de «Héroe de la Calidad de los Datos» a los miembros del equipo que mantengan altos estándares de datos.
Es una forma divertida de fomentar los buenos hábitos y reconocer sus esfuerzos.

4 Mejores prácticas de limpieza de datos de Salesforce y normas de calidad de datos

He aquí cuatro prácticas esenciales para garantizar que tus datos sigan siendo precisos, completos y fiables.

• Limpieza de datos programada periódicamente: Una de las formas más eficaces de mantener la calidad de los datos es programar sesiones periódicas de limpieza de datos.

Establece una rutina para revisar y limpiar tus datos periódicamente como parte de tus mejores prácticas de limpieza de datos de Salesforce. Ya sea semanal, mensual o trimestralmente, la coherencia es clave. La limpieza periódica ayuda a identificar y rectificar los problemas antes de que se conviertan en problemas importantes, garantizando que tus datos permanezcan actualizados y fiables.

• Uso de reglas y matrices personalizadas: Personaliza tus reglas de limpieza de datos para adaptarlas a tus necesidades específicas.

Las reglas genéricas pueden no cubrir todos los matices de tus datos, por lo que desarrollar matrices personalizadas te permite abordar retos únicos.
Por ejemplo, puedes crear reglas para normalizar nombres, formatos o campos específicos propios de tu sector.

• Garantizar la coherencia de los datos en todas las plataformas: La coherencia de los datos es vital para un rendimiento fiable del CRM.
  Asegúrate de que los datos son coherentes en todas las plataformas integradas.

Esto implica estandarizar campos y formatos para que la información coincida dondequiera que se almacene o utilice.
Implementa reglas de validación entre plataformas para detectar incoherencias y corregirlas automáticamente.
Unos datos coherentes mejoran la precisión de los informes y la toma de decisiones.

• Herramientas avanzadas para la mejora continua: Utiliza herramientas avanzadas de limpieza de datos para automatizar y mejorar tus procesos de limpieza.

Estas herramientas ofrecen funciones como la supervisión en tiempo real, la limpieza automatizada y la elaboración de informes completos.
Las herramientas avanzadas no sólo hacen que el proceso de limpieza de datos sea más eficaz, sino que también proporcionan información sobre los problemas recurrentes, lo que permite una mejora continua.

La mejor solución de limpieza de datos de Salesforce

Cuando se trata de la limpieza de datos de Salesforce, contar con la herramienta adecuada puede marcar la diferencia.
WinPure gestiona todas tus necesidades de limpieza de datos de forma eficaz.

La herramienta de limpieza de datos de WinPure simplifica y automatiza el proceso de limpieza de datos. Proporciona una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios empresariales y técnicos gestionar la calidad de los datos sin necesidad de codificación compleja ni intervención manual.

La herramienta es compatible con una amplia gama de fuentes de datos, lo que garantiza que puedas limpiar datos de múltiples plataformas sin problemas.

Características y ventajas principales:

• Limpieza automatizada: WinPure automatiza el proceso de limpieza de datos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para mantener la calidad de los datos.
• Reglas personalizadas: La herramienta te permite crear reglas de limpieza personalizadas para tus necesidades específicas.
• Análisis sintáctico de direcciones: WinPure incluye funciones avanzadas de análisis sintáctico de direcciones, que descomponen las cadenas de direcciones complejas en componentes estandarizados.
• Correspondencia de datos: Los potentes algoritmos de cotejo de datos identifican y eliminan los registros duplicados, garantizando que cada entrada sea única y fiable.
• Usuario–Amigable Interfaz: La interfaz intuitiva facilita a los usuarios la configuración y gestión de los procesos de limpieza de datos sin necesidad de conocimientos técnicos.

Ejemplos del mundo real y casos prácticos

WinPure ha ayudado a muchas organizaciones a limpiar sus datos.
He aquí tres ejemplos:

Centura Health

Centura Health tenía muchos datos desordenados de distintas fuentes.
Necesitaban combinar la información de los donantes en una visión clara.
Kevin Lee, su Director de Datos, dijo que solían cotejar los datos a mano, lo que llevaba mucho tiempo y a menudo se perdían detalles importantes.

Con WinPure, automatizaron el proceso de cotejo y fusión de datos. Esto les ahorró mucho tiempo e hizo que sus registros de donantes fueran mucho más precisos, ayudándoles a dirigir sus operaciones sin problemas.

Ayuntamiento de Luton

Ayuntamiento de Luton necesitaba una herramienta para limpiar sus antiguos datos de vivienda mientras se trasladaba a un nuevo sistema.
Alan Kirk, de su Departamento de Gestión de la Información, dijo que sus datos estaban desordenados porque se introducían en texto libre, lo que provocaba muchos errores.

Con WinPure Clean & Match, cotejaron y fusionaron rápidamente los datos de las propiedades.
La herramienta era rápida y fácil de usar, lo que les ayudó a limpiar sus datos y tomar mejores decisiones.

Inglaterra Hockey

Inglaterra Hockey tenía un CRM con más de 162.000 direcciones introducidas en distintos formatos.
Esto provocaba muchos duplicados y problemas de gestión de datos.

Utilizando WinPure Clean & Match con Verificación de Direcciones, estandarizaron sus direcciones y fusionaron los duplicados. Esto redujo sus devoluciones de correo del 10% a menos del 1%, mejorando la calidad de los datos y aumentando la confianza del personal en su CRM.

Lo esencial

¿Por qué apostar con datos sucios cuando puedes ganar con un Salesforce limpio?
Mantener tus datos de Salesforce limpios es como asegurarte de que tus herramientas están afiladas y a punto.
Los datos desordenados pueden hacer perder oportunidades, tiempo y clientes frustrados.

Las auditorías periódicas, el uso de las herramientas adecuadas como WinPure y la formación de tu equipo pueden marcar una gran diferencia.
Recuerda, unos datos limpios son la base de decisiones inteligentes, mejor marketing y clientes más felices.
Así que invierte tiempo en mantener tus datos limpios y verás cómo prospera tu negocio.