Cómo Deduplicar los Datos CRM para Tomar Mejores Decisiones

¿Tu CRM tiene varios registros de un cliente, pero todos están incompletos y desordenados?

Es hora de limpiar.

Supongamos que entras en tu CRM y encuentras cinco registros distintos para el mismo cliente, cada uno con detalles ligeramente diferentes.
Estos datos desordenados e inexactos pueden desbaratar toda tu estrategia empresarial.

Los datos duplicados conducen a ideas erróneas, esfuerzos de marketing desperdiciados y malas experiencias de los clientes.

Una deduplicación eficaz de los datos CRM es esencial para evitar estos problemas.

Pero no eres el único, así que antes de que cunda el pánico, recuerda que la desduplicación es un reto común para muchas organizaciones.

Por ejemplo, una empresa con la que trabajamos descubrió que casi la mitad de sus 74.000 registros estaban duplicados en el momento de hacer una limpieza de datos de CRM. Esto provocó una grave ruptura de la confianza entre los directivos y los ejecutivos de nivel C, causando conflictos internos y pérdidas de tiempo.

No quieres que esto le ocurra a tu empresa.

Esta guía está dirigida a vendedores, gestores de CRM y gestores de cuentas que necesitan mantener datos de CRM de alta calidad para tomar mejores decisiones.

Empecemos a hacer que tus datos CRM sean precisos y fiables para obtener mejores resultados empresariales.

La deduplicación explicada: Introducción a los términos clave

Deduplicación de datos es el proceso de identificar y eliminar registros duplicados dentro de tu CRM.
Se trata de crear una versión única y precisa de cada registro, garantizando que dispones de un conjunto de datos claros y fiables.

¿Por qué existen datos duplicados?

Los datos duplicados suelen proceder de múltiples puntos de entrada de datos, errores humanos y migraciones de sistemas.
When a customer fills out a form twice or different departments enter the same data in slightly different ways, duplicates occur.

Estos duplicados desordenan tu sistema y dificultan la obtención de una imagen real de tus datos.

Según Experianel 94% de las organizaciones creen que los datos de sus clientes actuales y potenciales pueden ser inexactos de algún modo.

Términos clave de la deduplicación

• Registro maestro: La versión más exacta y completa de un registro tras la deduplicación.
  Este registro se utiliza como única fuente de verdad.
• Depuración de datos: Proceso de corrección o eliminación de datos inexactos, incompletos o irrelevantes.
  Es un paso crucial antes de la deduplicación.
• Coincidencia de datos: Comparar datos de distintas fuentes para encontrar duplicados.
  Esto puede hacerse utilizando algoritmos que identifican registros similares basándose en criterios predefinidos.
• Normas de supervivencia: Estas reglas determinan qué puntos de datos se conservan cuando se encuentran duplicados.
  Por ejemplo, puedes elegir conservar la dirección más reciente o el registro más completo.

El impacto de una deduplicación eficaz

Una deduplicación CRM eficaz reduce el desorden, mejora la calidad de los datos y aumenta tu capacidad de tomar decisiones informadas.

¿Cómo?

Al eliminar los registros duplicados, garantizas la exactitud de los datos, lo que repercute directamente en los análisis y la estrategia.
Unos datos precisos permiten una segmentación eficaz, un marketing específico y unas interacciones personalizadas con los clientes.

También agiliza los flujos de trabajo, reduciendo las correcciones manuales y aumentando la eficacia.

DMNews afirma que los problemas para mantener actualizados los datos cuestan a las empresas de Estados Unidos más de 600.000 millones de dólares al año, según un informe publicado por The Data Warehousing Institute.

Los datos de alta calidad evitan los problemas de cumplimiento y mitigan los riesgos asociados a las violaciones de datos.

Por qué elegir el registro maestro adecuado es importante para la deduplicación CRM

Imagina que tienes varios registros de un mismo cliente.
Uno tiene el correo electrónico correcto pero un número de teléfono antiguo.
Otro tiene el nuevo número de teléfono pero un nombre mal escrito.

Elegir el registro maestro adecuado es crucial para mantener datos precisos y fiables.

¿Por qué es tan importante?

Porque el registro maestro se convierte en tu única fuente de verdad.
Es el registro que contiene la información más precisa, actualizada y completa.

Cuando se encuentran duplicados, fusionarlos en el registro maestro correcto garantiza que no estás trabajando con datos obsoletos o incorrectos.

Los registros maestros incorrectos pueden provocar problemas graves.

Puedes enviar material de marketing a la dirección equivocada o no reconocer a un cliente clave.
Esto no sólo desperdicia recursos, sino que también daña la confianza del cliente y sesga tus análisis.

¿Por qué debes eliminar los datos duplicados del CRM?

Los datos duplicados de CRM son algo más que una molestia, son un riesgo empresarial.

He aquí por qué debes tomarte en serio la deduplicación y deduplicar los datos de CRM.

Experiencia del cliente

¿Qué ocurre si un cliente recibe el mismo correo electrónico de marketing varias veces?
Podrían sentirse bombardeados e infravalorados.
Los duplicados en tu CRM pueden provocar esto.
Cada duplicado significa una posible comunicación repetitiva o conflictiva, que puede molestar a los clientes y dañar la reputación de tu marca.

Análisis precisos

Los datos precisos son la columna vertebral de un análisis fiable.
Cuando tu CRM está abarrotado de duplicados, tu información está sesgada.
Imagina tomar decisiones estratégicas basándote en informes que sobrestiman tu base de clientes en un 20% debido a entradas duplicadas.
Esto puede conducir a estrategias equivocadas y a una mala asignación de recursos.

Eficiencia de costes

Los duplicados son caros.
Piensa en el coste de enviar varios correos a la misma dirección o en el tiempo que pierden los equipos de ventas contactando dos veces con el mismo cliente potencial.
Estas ineficiencias se acumulan y consumen tiempo y dinero.
Al deduplicar tu CRM, agilizas las operaciones y reduces los gastos innecesarios.

Cumplimiento y Gestión de Riesgos

Las leyes de privacidad de datos, como la GDPR, exigen una gestión precisa de los datos.
Los registros duplicados pueden dar lugar a problemas de cumplimiento, poniendo a tu empresa en riesgo de multas cuantiosas.
Asegurarte de que los datos de tu CRM están limpios y son precisos ayuda a mantener el cumplimiento y protege a tu empresa de riesgos legales.

Eficiencia del equipo

Cuando los equipos tienen acceso a datos limpios, trabajan con más eficacia.
Los equipos de ventas, marketing y atención al cliente pueden confiar en el CRM para obtener información precisa, lo que reduce el tiempo dedicado a verificar detalles o corregir errores.
Esto aumenta la productividad y mejora la colaboración entre departamentos.

Mejor conocimiento del cliente

Comprender a tus clientes es clave para adaptar tus servicios y productos a sus necesidades.
Los datos duplicados fragmentan el recorrido del cliente, lo que dificulta obtener una visión completa de sus interacciones con tu empresa.
Deducir los datos de tu CRM permite obtener una imagen completa y precisa de cada cliente, lo que posibilita un marketing personalizado y un mejor servicio al cliente.

Ver cómo MGT Consulting redujo drásticamente su tiempo de deduplicación de datos de 1-2 semanas a sólo 15 minutos con WinPure.

Por qué determinar el registro maestro correcto puede ser complicado

Determinar el registro maestro adecuado es una tarea crítica, aunque compleja, en la deduplicación de CRM.
Muchas empresas luchan con esto porque no siempre está claro qué registro contiene la información más precisa y completa.
He aquí algunos de los principales retos a los que puedes enfrentarte:

• Datos incoherentes: Los distintos departamentos pueden introducir datos en distintos formatos.
  Por ejemplo, un equipo puede registrar a un cliente como «John Doe», mientras que otro lo registra como «Jonathan Doe».
  Estas incoherencias hacen difícil identificar qué registro es el más exacto.
• Registros incompletos: Puede que ningún registro tenga toda la información necesaria.
  Una entrada puede tener una dirección de correo electrónico correcta, otra el número de teléfono correcto.
  Fusionarlos requiere una cuidadosa consideración para garantizar que no se pierde nada importante.
• Actualizaciones frecuentes: Los datos de los clientes cambian con frecuencia.
  Las direcciones, los números de teléfono y los correos electrónicos pueden quedar desfasados.
  Hacer un seguimiento de estos cambios y determinar qué registro es el más actual es todo un reto.
• Calidad de los datos: No todos los datos son fiables.
  Algunos registros pueden haberse introducido con errores o faltar información crucial.
  Decidir en qué datos confiar requiere una cuidadosa evaluación de la calidad de los datos.
• Procesos manuales: A menudo, las empresas dependen de procesos manuales para seleccionar los registros maestros.
  Esto lleva mucho tiempo y es propenso al error humano, lo que provoca incoherencias y errores.
• Información contradictoria: Diferentes registros pueden tener información contradictoria, como dos direcciones diferentes para el mismo cliente.
  Resolver estos conflictos requiere un conjunto claro de reglas y un juicio cuidadoso.

Comprender estos retos es el primer paso hacia una deduplicación CRM eficaz.

Prácticas habituales para elegir un registro maestro

Exploremos las prácticas habituales para seleccionar eficazmente un registro maestro.

Aprende a definir los objetivos y el alcance de la auditoría para limpiar eficazmente tus datos CRM

He aquí métodos prácticos que pueden ayudarte a evitar la duplicación y la inexactitud de los datos:

Establecer criterios claros

Es crucial definir criterios claros sobre lo que hace que un registro sea el maestro.
Esto podría incluir la integridad, la precisión y la relevancia de los datos.

Establece normas como:

• La fecha de actualización más reciente.
• El registro con la información más completa.
• La fuente de mayor calidad (por ejemplo, datos de clientes verificados).

Utiliza herramientas automatizadas

Herramientas automatizadas como WinPure pueden agilizar el proceso de selección.
Estas herramientas pueden aplicar reglas y criterios predefinidos de forma coherente, reduciendo el riesgo de error humano.

También pueden manejar grandes conjuntos de datos con más eficacia que los procesos manuales.

Perfiles de datos

Realiza un perfilado de datos para evaluar la calidad e integridad de tus registros.
Esto ayuda a identificar qué registros son más precisos y deben considerarse maestros.

Actualizaciones periódicas

Establece programas regulares de actualización de datos.
Asegurarte de que tus datos se actualizan sistemáticamente ayuda a mantener la exactitud de tus registros maestros.
Actualizar periódicamente las fuentes de datos evita que la información obsoleta se convierta en el registro maestro.

Fusionar reglas

Define reglas de fusión que especifiquen cómo deben combinarse los datos.
Por ejemplo:

• Conserva siempre la dirección más reciente.
• Combina los números de teléfono y los correos electrónicos si difieren.
• Conserva toda la información única de los duplicados.

Revisión manual

A pesar de la automatización, a veces puede ser necesaria una revisión manual, sobre todo de los registros críticos.
Hacer que un administrador de datos revise los registros maestros seleccionados garantiza que el proceso automatizado se ajuste a los requisitos de la empresa.

Gobierno de datos centralizado

Implantar un gobierno centralizado de los datos garantiza que los criterios de selección del registro maestro sean coherentes en toda la organización.
Este enfoque centralizado ayuda a mantener la integridad y fiabilidad de los datos.

Auditorías periódicas

Realiza auditorías periódicas de tus datos de CRM.
Esto ayuda a identificar cualquier problema con la selección de registros maestros y garantiza la calidad continua de los datos.
Las auditorías periódicas pueden detectar las discrepancias a tiempo y evitar que causen problemas mayores.

Ejemplo de criterios para la selección del registro maestro:

• Fecha de la última actualización: Prefiere los registros con las actualizaciones más recientes.
• Completitud de los datos: Selecciona los registros con el conjunto de campos más completo.
• Fuente de datos: Elige registros de las fuentes más fiables y verificadas.
• Frecuencia de uso: Prioriza los registros a los que tu equipo accede o utiliza con más frecuencia.

Personalizar el Comportamiento de la Fusión con Reglas de Selección Maestra de Varios Pasos

Este proceso implica establecer reglas detalladas para determinar qué registros deben fusionarse y cómo elegir el registro maestro más preciso.

Para empezar, tienes que definir criterios para seleccionar el registro maestro.
Estos criterios pueden incluir la fecha de la última actualización, la integridad del registro o la fiabilidad de la fuente.

Al establecer estas reglas, te aseguras de que tus datos siguen siendo coherentes y precisos.

Pasos para Personalizar el Comportamiento de la Fusión:

1. Definir los criterios de selección: Determina qué hace que un registro sea el maestro.
   Puede basarse en la última actualización, la integridad de los datos o la fiabilidad de la fuente.
2. Configurar Multi–Paso Reglas: Crea varias reglas para cubrir distintos escenarios.
   Por ejemplo, una regla puede dar prioridad a los datos más recientes, mientras que otra se centra en los datos más completos.
3. Implementar herramientas automatizadas: Utiliza herramientas automatizadas para aplicar estas reglas de forma coherente en todo tu conjunto de datos.
   La automatización reduce el error humano y garantiza una aplicación uniforme de tus criterios.
4. Revisar y ajustar: Revisa periódicamente tus reglas y ajústalas según sea necesario para adaptarlas a los cambios en tus fuentes de datos o requisitos empresariales.

Buenas prácticas recomendadas para un proceso de deduplicación eficaz

Seguir las mejores prácticas garantiza que gestiones los duplicados con eficacia y mantengas la integridad de los datos.

Buenas prácticas para la deduplicación:

• Perfiles de datos: Empieza con un perfilado exhaustivo de los datos para comprender la calidad y la estructura de tus datos.
  Identifica problemas comunes como incoherencias de formato y valores omitidos.
• Limpieza periódica de datos: Realiza una limpieza limpieza de datos rutinas para mantener tus datos libres de errores.
  Utiliza herramientas que ofrezcan limpieza de datos con un solo clic para simplificar el proceso.
• Herramientas de deduplicación automatizada: Utiliza software automatizado de deduplicación de CRM para gestionar grandes conjuntos de datos de forma eficaz.
  Estas herramientas aplican algoritmos complejos para identificar y eliminar duplicados sin intervención manual.
• Programas de actualización coherentes: Mantén un calendario coherente para actualizar los datos de tu CRM.
  Las actualizaciones periódicas garantizan que tus esfuerzos de deduplicación sean actuales y pertinentes.
• Reglas de fusión y supervivencia: Define reglas claras para fusionar registros y decidir qué puntos de datos conservar. Esto ayuda a mantener la exactitud de los datos y garantiza que no se pierda información importante.
• Auditorías periódicas: Realiza auditorías periódicas para revisar la eficacia de tu proceso de deduplicación.
  Las auditorías ayudan a identificar cualquier problema y a garantizar la calidad continua de los datos.

Reglas flexibles de selección de registros maestros y deduplicación de CRM

Diferentes escenarios pueden requerir diferentes reglas, y tener la capacidad de personalizar estas reglas garantiza que tus datos sigan siendo precisos y fiables.

Aspectos clave de la selección flexible de registros maestros:

• Criterios dinámicos: Utiliza criterios dinámicos que puedan ajustarse en función del contexto.
  Por ejemplo, dar prioridad a los datos más recientes para determinados registros, mientras se eligen los datos más completos para otros.
• Escenario–Basado en Reglas: Desarrolla reglas basadas en escenarios específicos.
  Por ejemplo, para los datos de marketing, podrías dar prioridad a la precisión del correo electrónico, mientras que para los datos de facturación, la precisión de la dirección es más importante.
• Ajustes automatizados: Implementa herramientas que permitan ajustes automatizados de tus criterios de selección.
  Esto garantiza que tus reglas sigan siendo relevantes a medida que evolucionan tus datos y necesidades empresariales.
• Cruz–Departamento Colaboración: Asegúrate de que las normas se elaboran en colaboración con distintos departamentos.
  Esto ayuda a crear un enfoque global que tenga en cuenta diversas necesidades de datos y perspectivas.
• Mejora continua: Revisa y perfecciona periódicamente tus reglas de selección de registros maestros.
  La mejora continua garantiza que tu proceso de deduplicación se adapte a los nuevos retos y mantenga una alta calidad de los datos.

Reflexiones finales

Limpiar los datos duplicados en tu CRM es como organizar tu habitación.
Cuando todo está en su sitio, puedes encontrar lo que necesitas rápida y fácilmente.
Lo mismo ocurre con los datos del CRM: con una sola versión precisa de cada registro, tu empresa funciona mejor y todo el mundo dispone de la información correcta cuando la necesita.