Ventajas de la Gestión de Datos Maestros – Guía para los responsables de la toma de decisiones

En 2022, hay mucho en juego.
La gestión de datos maestros es la necesidad del momento.
¿Cómo beneficiará a tu empresa?
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre las ventajas de la MDM.

Esta guía está escrita para los responsables de la toma de decisiones, donde clasificamos las ventajas de MDM en tres áreas principales: negocio y operaciones, infraestructura de datos y eficiencia organizativa.

….Pero antes, desmonta algunos mitos de MDM

Si lees los artículos, consejos y libros blancos disponibles sobre las ventajas de la Gestión de Datos Maestros (MDM), verás que la mayoría pintan un panorama positivo y color de rosa. Pero la realidad es otra. La mayoría de las iniciativas MDM fracasan a mitad de camino. No vamos a hacerte creer lo contrario. Una cosa es ver una estrategia MDM sobre el papel y otra muy distinta poner en práctica el proceso. Normalmente, las empresas abandonan un proyecto de MDM por pura frustración; los costes y el alcance del trabajo aumentan, la contratación y retención de talentos se convierten en un reto, todo ello mientras intentan seguir el ritmo de un panorama empresarial exigente. Si vas a poner en marcha una iniciativa de MDM por primera vez, te recomendamos que contrates a un consultor de gestión de datos maestros que pueda evaluar las condiciones de tu empresa, revisar tus objetivos, comprender tus retos y crear una estrategia de MDM eficaz que te ayude a ponerte en marcha.

Relacionado: Guía de Gestión de Datos Maestros 2022 Antes de destacar las ventajas de la gestión de datos maestros, he aquí algunas preguntas que los responsables de la toma de decisiones suelen plantearse a la hora de decidirse por una estrategia de gestión de datos maestros.

¿Cuál es el valor de la Gestión de Datos Maestros?

Ya no basta con recopilar, registrar, almacenar y retener datos. Puedes tener enormes infraestructuras de datos que contengan terabytes de datos, pero todo eso carece de sentido si está obsoleto, incompleto, inaccesible y, sencillamente, inutilizable. Por eso el MDM es tan importante en la era actual, en la que las empresas compiten entre sí en puntos de datos. Para seguir siendo competitivo, tienes que arreglar los datos defectuosos, automatizar los procesos de datos redundantes, utilizar sabiamente el tiempo de tu equipo de datos y tener acceso a registros fiables, todo lo cual debe hacerse en tiempo real, no meses o años en el futuro. Tu ventaja competitiva es el «AHORA». Y ahí es donde reside el valor de MDM. La gestión de datos maestros proporciona a los usuarios de tu empresa datos precisos, fiables y completos, una visión de 360 grados de tus datos que pueden utilizarse para obtener información, análisis e inteligencia empresarial. Una implementación de MDM te proporciona datos adecuados a tu propósito, listos para usar y que pueden ser una fuente fiable de información para tus equipos.

¿Por qué es importante la Gestión de Datos Maestros en una Organización?

Los datos maestros son la información más valiosa que posee tu empresa.
Es el registro de tus clientes, productos, socios y el alma de tu empresa.

Pero ahí está el problema. Las empresas tienen registros dispersos en docenas de fuentes de datos. Por ejemplo, puedes tener datos de clientes procedentes de Internet, de puntos de venta de tiendas, de proveedores y socios, de campañas de correo, etc. Aunque estos datos tienen un valor incalculable se trata de datos brutos, sin clasificar ni estructurar (o semiestructurados) que deben pasar por un proceso de transformación para convertirse en «datos maestros». Una vez transformados, estos datos pueden proporcionar respuestas a preguntas críticas como:

• ¿Qué clientes son la misma persona?
• ¿Cuáles de los clientes pertenecen a un conjunto de datos doméstico?
  (miembros de una misma familia)
• ¿Cuál de las direcciones de correo electrónico del cliente duplicado (correo electrónico del trabajo/correo electrónico personal) utilizar?
• ¿Qué datos demográficos del cliente están actualizados o son relevantes?
• ¿Qué tipo de servicios, productos o campañas deben ser relevantes para este cliente?
• ¿Cuál es el valor de vida de este cliente?

Todas estas preguntas (y más) deben resolverse para que puedas obtener un perfil de cliente coherente para las decisiones empresariales estratégicas posteriores – y – sólo puedes responder a estas preguntas si tus datos son capaces de aportar significado. Es, en términos literales, la gestión de información valiosa mediante tecnologías que pueden limpiar, deduplicar, cotejar y ordenar tus datos para que tus equipos puedan acceder a ellos para tomar decisiones en tiempo real.

¿En qué consiste una buena gestión de datos maestros?

Ya hemos mencionado cómo unos malos planes de MDM pueden hacer descarrilar todos tus esfuerzos, provocando el abandono del proyecto. Pero entonces, ¿qué es una buena gestión de datos? He aquí un rápido desglose.

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En esencia, una buena gestión de datos maestros se centra en resolver los problemas de los datos, abordar las cuestiones de calidad de los datos y la colaboración en equipo. Una mala gestión de datos maestros se centra en la tecnología y la infraestructura, no aborda los problemas de calidad y limita la gestión de datos a equipos aislados. Relacionado: Las mejores soluciones de gestión de datos maestros

¿Cuáles son los componentes clave del marco de gestión de datos maestros?

Todo plan de gestión de datos maestros debe definir un marco: una serie de pasos para tratar, transformar y gestionar los datos organizativos.

Ten en cuenta que un marco MDM puede variar según los distintos requisitos empresariales. No existe un modelo único.

Sin embargo, si tuviéramos que generalizar, un marco MDM consiste básicamente en:

1 .
Discovery Process: Antes de invertir en herramientas o tecnologías, es importante iniciar una fase de descubrimiento.
Esto incluye explorar el panorama de los datos para identificar y comprender el alcance del reto.
El descubrimiento debe ayudarte a priorizar los tipos de datos, identificar los errores comunes en la calidad de los datos, y si las fuentes de datos dispares afectarán a los plazos de MDM y causarán cuellos de botella.

2. Repositorio central: Tras el descubrimiento, tu equipo tendrá que decidir cómo organizar las fuentes de datos y conectar los datos distribuidos por todas las aplicaciones -desde ERP hasta CRM- a un repositorio central.
Este paso te ayudará a obtener una visión consolidada de tus datos.

3. Preparación de datos: Ahora que todas las fuentes de datos dispares están conectadas, hay que perfilar los datos para detectar errores y limpiarlos según las normas definidas.
Las imprecisiones en los datos son la principal causa de fracaso del MDM, por lo que una limpieza eficaz es fundamental para que los datos maestros sean precisos, fiables y utilizables.

4. Deduplicación de datos: Si hay fuentes de datos de terceros conectadas a la fuente de datos original de la organización, este paso es necesario para garantizar que no haya duplicados. La deduplicación de datos se realiza mediante herramientas avanzadas de deduplicación difusa que son capaces de identificar errores de frases no exactas y ofrece coincidencias casi similares como duplicados potenciales.

5. Registros Dorados: Los duplicados se fusionan en una única versión llamada registro de oro, que contiene la vista «consolidada» que tu equipo necesitaría para crear informes precisos.

6. Relevancia: En este punto, el MDM está casi listo para su uso, sin embargo, para poder ofrecer una verdadera visión de 360 grados, debe estar conectado a departamentos empresariales como marketing, ventas, producción o sistemas de empleados.

7. Seguridad y entrega: Los datos maestros son información crítica para la empresa y deben protegerse de accesos no autorizados.
Los expertos en seguridad de bases de datos definirán políticas de seguridad para salvaguardar los datos maestros.
Una vez implantada la seguridad, el MDM ya está listo para ser utilizado como la fuente definitiva de datos precisos, fiables y transformados.

La gestión de datos maestros sólo puede ser una iniciativa de éxito si el proceso se lleva a cabo dentro de un marco definido, siguiendo una estrategia disciplinada de gestión de proyectos. Si la implantación de MDM no está bien definida y se ignoran los cuellos de botella (ya sean potenciales o reales), acabarás con más problemas de los que tenías al principio.

Ventajas clave de la gestión de datos maestros

Hay docenas de ventajas en la implantación de MDM: desde información y análisis hasta eficiencia y generación de ingresos. Aquí tienes un desglose de lo que puedes obtener de una implantación de MDM en cinco categorías clave de la empresa.

1. Operaciones y actividades empresariales

Una estrategia de MDM ya no es una actividad de silo que sólo beneficia al departamento de TI. Como ahora las empresas necesitan datos para sobrevivir, la MDM afecta a operaciones empresariales clave. Por ejemplo, sin un marco de gestión de datos, tu empresa corre el riesgo de incumplir la normativa de cumplimiento, lo que le acarrearía sanciones punitivas. Por tanto, una iniciativa de gestión de datos maestros ayuda a la empresa en:

Cumplimiento de la detección de sanciones: Las empresas necesitan acceder a datos actualizados para evitar comerciar accidentalmente con personas y entidades incluidas en la lista mundial de sanciones.
Éste es el beneficio nº 1 para que las empresas se tomen en serio el MDM.

Relacionado: Lee cómo preparar tus datos para el control de sanciones.

Mayores ingresos: Con un mejor conocimiento a través de datos limpios, transformados y precisos, tus ingresos y rentabilidad se multiplican.

Mejor gestión del riesgo: Con datos que te dan una visión completa de tus productos, información sobre los clientes y tendencias del mercado, puedes evitar riesgos empresariales, basándote en análisis predictivos precisos.

Toma decisiones estratégicas eficaces: Deja que los datos te guíen a la hora de lanzar nuevos productos o invertir en innovaciones.

Informes precisos: Unos datos deficientes conducen a unos conocimientos deficientes, que a su vez conducen a unos informes deficientes.
¿Cuáles son las consecuencias?
Decisiones desastrosas que podrían haberse evitado fácilmente.
Un ejemplo habitual de informes inexactos son las predicciones financieras y de ventas.

Otras ventajas de MDM para las empresas son

Optimiza la cadena de suministro con información precisa sobre el inventario, las devoluciones de productos y los artículos agotados en toda la cadena de suministro.

Mejora la satisfacción del cliente con programas de fidelización, servicios personalizados y adaptando los productos a los deseos específicos de tus clientes.

Acelera la innovación utilizando MDM como fuente de información en cada etapa del ciclo de vida de desarrollo de tu nuevo producto.

Tus datos maestros son fundamentales para el éxito de tu empresa. Mejorar su coherencia, precisión y accesibilidad tiene un impacto visiblemente positivo en múltiples áreas de tu negocio.

2. Mejorar los procesos de datos

La gestión de datos maestros forma parte de una estrategia de gestión de datos más amplia que intenta organizar, gestionar y hacer más eficaz y eficiente tu infraestructura de datos. Algunas de las principales ventajas de implantar una estrategia MDM para la infraestructura de datos de la organización son:

Optimizar la recogida de datos

Los problemas con los datos empiezan en el punto de recogida.
Tanto si se trata de un formulario web, un ticket o una entrada manual por parte de un representante de la empresa, el proceso de recogida de datos debe estar diseñado para reducir los errores humanos.
Por ejemplo, los formularios web funcionan mejor si el usuario se limita a seleccionar los campos en lugar de teclear la información.
Así se reducen las posibilidades de error y se garantizan unos datos completos.

Mejora de los datos

La información de los clientes cambia con el tiempo.
Por ejemplo, un cliente puede tener dos direcciones residenciales diferentes.
En lugar de actualizar el contacto de un cliente creando otro registro o repitiendo parte de la información, un MDM bien diseñado simplifica la actualización a registros únicos de datos maestros.

Más fácil de usar

Los clientes quieren tener una experiencia coherente y coordinada.
Con un MDM útil, tendrás una visión única de tus clientes y sus interacciones con tu empresa, incluidas sus reclamaciones, datos de facturación, etc.
Esta visión coordinada ayudará a tus equipos de atención al cliente a resolver los problemas más rápidamente.

Almacenamiento eficiente de datos

Los lagos de datos son los favoritos de muchas empresas, pero el almacenamiento de datos no ofrece ningún valor si los datos no son adecuados para su propósito.
De hecho, te cuesta más almacenar datos inservibles.
Según un informe de SeaGate, sólo se aprovecha el 32% de los datos de que disponen las empresas.
El 68% restante no se aprovecha.
MDM puede facilitar un mejor control del almacenamiento de datos.

Activar la eliminación de datos

En algún momento, ya no querrás conservar registros antiguos y obsoletos.
MDM proporciona un único registro maestro por cliente que permite a las empresas deshacerse de forma segura de registros antiguos e irrelevantes.

Gestión de la calidad de los datos

Necesitas la información del cliente en buen estado, exacta, completa, coherente y válida o de buena calidad.
La Gestión de Datos Maestros pone restricciones técnicas a la modificación de un registro de cliente, evitando que se produzcan entradas duplicadas o incompletas en procesos empresariales posteriores.

Además, los datos maestros mantienen su nivel de calidad de datos en todo el sistema, independientemente de qué persona o departamento de tu organización actualice o trabaje con los datos del cliente.

Mejora de Integración de datos

Si el MDM tuviera un superpoder, sería la integración de datos.
Este punto fuerte del MDM significa que los datos de los clientes pueden fluir fácilmente entre la nube o in situ, o entre distintos sistemas de bases de datos.

A medida que las empresas aumentan el número de plataformas de datos y recurren a nuevas tecnologías, un buen MDM facilita la migración de datos.

Alta calidad Gobernanza de datos

El poder de los datos de los clientes viene con su confianza y disponibilidad.
Las empresas hacen Gobierno de Datos para conseguir ambas cosas asegurando la información, protegiendo la privacidad y concediendo acceso para que los trabajadores puedan hacer su trabajo.

Un buen MDM sirve para la gobernanza de los datos.
Te permite establecer fácilmente permisos en toda una organización para asegurar o llegar a distintos clientes.
Sólo tienes que establecer la accesibilidad una vez, y eso cubre cualquier sistema con los datos de ese cliente.

Mejor Cumplimiento de datos

Desde la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad de los Consumidores de California (CCPA), el cumplimiento de la normativa sobre datos se ha mantenido en primera línea para evitar multas y una reputación negativa.
El MDM, cuando se aplica bien, facilita demostrar el cumplimiento.

Con MDM, puedes apuntar a un registro, asegurando a los auditores que puedes gestionar la solicitud de un cliente de eliminar sus datos de contacto.
Además, puedes demostrar más fácilmente que sabes qué información de clientes tienes y dónde la guardas.

Eficacia de las transacciones

Un buen MDM mejora la eficacia de las transacciones y reduce los costes de las mismas, como subproducto de los otros nueve beneficios enumerados anteriormente.
MDM proporciona una estructura que coordina los datos en toda la organización y presenta la visión única de cada entidad cliente, eliminando redundancias.

Lectura relacionada: Gestión de datos vs Gobierno de datos

3. Beneficios a nivel organizativo

La gestión de datos maestros, junto con una arquitectura e infraestructura de datos eficaces, contribuye a la eficacia y el éxito de una organización. Ayuda a:

Reduce la carga de trabajo redundante e innecesaria: Varios departamentos de una organización trabajan y necesitan el mismo conjunto de datos maestros.
Cuando el MDM es el repositorio al que acuden los datos de la organización, tus equipos no acaban perdiendo el tiempo tratando los datos en silos.

Por ejemplo, los equipos de marketing no tienen que depender de TI para obtener una visión general del recorrido del cliente con la empresa.
MDM no sólo reduce la carga de trabajo, sino que también evita que la redundancia cause retrasos y cuellos de botella en las operaciones.

Fuente única de la verdad para todos los empleados: La gestión de datos maestros proporciona una única fuente de verdad para apoyar los procesos y decisiones empresariales.
Con un proceso MDM eficiente, los empleados pueden acceder a datos actualizados y de alta calidad siempre que los necesiten para apoyar sus operaciones.
La menor dependencia de otros departamentos y equipos mejora el rendimiento y permite a los empleados hacer su trabajo mejor y más rápido.

Aumenta la agilidad: MDM desempeña un papel directo en la mejora y el aumento de la agilidad.
En una época en la que la eficiencia puede hacer o deshacer un negocio, ya no puedes permitirte un modelo lineal.
Las personas y los procesos deben ser ágiles, pero si no tienen acceso a datos fiables, la innovación, las ideas y los resultados pueden estancarse.

La gestión de datos maestros no es tanto una tecnología como una disciplina centrada en mejorar los procesos que conducen a mejores resultados. La ventaja de MDM no es tecnológica, sino organizativa.

Y por último, la infame pregunta: ¿está muerto el MDM?

No. MDM no ha muerto, pero la razón por la que se hace esta pregunta tan a menudo es que, históricamente, MDM siempre se ha considerado un centro de back-end que tenía poco que ver con las empresas. Hoy, sin embargo, MDM tiene un enfoque empresarial. MDM no es el pasado ni el futuro. Es el AHORA.

Por tanto, un MDM útil vale su peso en oro. Productos relacionados: Gestión de Datos Maestros WinPure

Palabras de despedida

Gartner, una respetada firma de análisis, afirma que las empresas necesitarán inevitablemente MDM y considerarán su complejidad y coste. Aquí es donde necesitarías una tecnología que pueda ayudarte a alcanzar los objetivos de MDM y experimentar sus ventajas sin perder un tiempo y unos recursos preciosos. WinPure Master Data Management te ofrece una herramienta más sencilla para preparar y limpiar la información de los clientes con la calidad de datos que deseas en tu MDM. Ese tipo de flexibilidad transformará los datos desordenados para que se ajusten a tus requisitos empresariales precisos desde el principio. Además, con nuestros consultores, tú y tu equipo obtendréis la ayuda y orientación que necesitáis en cada paso del camino para aseguraros de que el proceso de MDM sea un éxito. Más información sobre la herramienta WinPure MDMD en el siguiente vídeo.

Nos encantaría hablar con tu equipo de MDM y ver cómo podemos ayudarles a alcanzar sus objetivos.