Limpieza de direcciones | Qué es y cómo hacerla

Como el término indica, la limpieza de direcciones se refiere esencialmente a verificar y actualizar las direcciones postales almacenadas en una base de datos. Aunque suene simplista, la limpieza de datos de direcciones implica una cantidad de trabajo considerable. No sólo tienes que limpiar y normalizar los datos, sino que también tienes que cotejarlos, verificarlos y validarlos con bases de datos gubernamentales como la del USPS o la del Royal Mail del Reino Unido, con el objetivo de garantizar que la dirección está actualizada y es exacta para que pueda utilizarse en tareas como campañas de marketing, atención al cliente, gestión de riesgos, prevención del fraude, etc. Aquí tienes un desglose detallado del proceso: Auditoría de datos: El primer paso en la limpieza de datos de direcciones es realizar una auditoría de datos. Esto implica examinar los datos de direcciones existentes para identificar cualquier problema o incoherencia. La auditoría de datos puede hacerse manualmente, o utilizando herramientas de software para escanear los datos en busca de errores e incoherencias. Corrección de errores: Tras identificar los errores en los datos, el siguiente paso es corregirlos. Esto puede incluir la corrección de erratas, faltas de ortografía y otros errores. Los datos de direcciones pueden contener muchos errores, como puntos, comas y números impares. Como a menudo se rellenan manualmente, suelen ser uno de los conjuntos de datos más complejos de tratar. Normalización: La normalización consiste en garantizar que los datos de la dirección tengan un formato coherente. Esto puede incluir convertir las abreviaturas a su forma completa, cambiar los formatos para que coincidan con las directrices del servicio postal y normalizar las mayúsculas. El objetivo es garantizar que todas las direcciones tengan un formato normalizado que los servicios postales comprendan y reconozcan fácilmente.

Por ejemplo, si sigues MAYÚSCULAS para todas las letras de un código postal, éste no puede estar en minúsculas.

Validación: La validación de la dirección consiste en verificar que una dirección es entregable y puede ser localizada por el servicio postal. Esto implica normalmente cotejar la dirección con una base de datos de referencia para asegurarse de que es exacta y completa. La validación también puede incluir la geocodificación, que implica determinar la latitud y la longitud de la dirección, lo que puede utilizarse para garantizar que la dirección se encuentra en una ubicación válida. Desduplicación: Puede que tengas varias direcciones de una persona o varias variaciones (mismo bloque pero distinto número de piso, o misma calle pero distinto bloque, etc.) de la misma dirección. Esto provoca un alto nivel de duplicación y puede dar lugar a malos resultados para las empresas que intentan utilizar los datos de direcciones para cumplir objetivos empresariales. Enriquecimiento de datos: El enriquecimiento de datos implica añadir datos adicionales a los registros de direcciones para proporcionar más contexto e información. Esto puede incluir añadir códigos postales, códigos postales, geocódigos u otros datos que puedan ser útiles para el análisis. Mantenimiento: Por último, el mantenimiento continuo es esencial para garantizar que los datos de direcciones sigan siendo precisos y estén actualizados. Esto puede implicar la limpieza periódica de los datos, la actualización de los registros en función de los cambios en las directrices del servicio postal, y garantizar que los datos se verifican y validan continuamente. Aunque las empresas pueden salirse con la suya si no dan prioridad a la limpieza de otros atributos de los datos, como los correos electrónicos o los números de teléfono, no pueden salirse con la suya si los datos de la dirección son deficientes. Las implicaciones son perjudiciales: desde perder la confianza hasta la reputación, pasando por el dinero, la credibilidad y la lealtad de los clientes, hay mucho que perder si no se da prioridad a la calidad de los datos de direcciones.

Puede haber varios errores, entre ellos

• Errores tipográficos: Cuando se trata de direcciones, tienes que ser exacto.
  Un solo error puede causar estragos.
  Imagina que tienes que enviar un paquete a la casa nº 676 y acabas enviándolo a la casa nº 667.
  Un pequeño error causará grandes problemas a la empresa, de ahí que sea importante tener cuidado.
• Dirección incompleta: No es muy infrecuente que la gente deje direcciones incompletas.
  Si has estudiado los problemas logísticos de Dubai, sabrás lo problemático que puede ser entregar paquetes en el emirato.

Lo mismo puede ocurrir en tu caso si tú o tus declarantes no introducís datos completos. Estos suelen incluir:

• Número de casa
• Nombre o número de la calle
• Ciudad o localidad
• Ciudad
• Estado
• Código postal

Además, la dirección puede variar en función de dónde viva el encuestado. Por ejemplo, puede haber información sobre el número de piso o bloque si la persona vive en un edificio de apartamentos.

• Errores de archivo: Los errores de archivo se producen cuando archivas información incorrecta de un documento a otro.
  Por ejemplo, poner la información incorrecta en la sección equivocada o no copiar todos los datos.

La mejor forma de reducir el riesgo de problemas relacionados con las direcciones es mejorar el proceso de recogida de datos y utilizar una herramienta de limpieza de direcciones con capacidad de verificación que garantice que tienes la dirección correcta.

Técnicamente hablando, todo tipo de empresas necesitan direcciones. He aquí por qué:

• Las empresas necesitan información sobre proveedores: Casi todas las empresas tienen que tratar con proveedores. Los restaurantes, por ejemplo, necesitan estar en contacto con los proveedores de verduras, carne, etc.
  Puede que no siempre necesiten enviar a un empleado a la dirección indicada, pero deben tenerla en el libro de registro por si hay una emergencia. También tienen que mencionarlo en las facturas y otros documentos pertinentes.

Aparte de esto, puede que necesites la dirección para enviar documentos por correo.

• Las empresas necesitan los datos de contacto de sus empleados: Esto es muy importante porque no sabes cuándo puede ocurrir un accidente en el trabajo.
  En tal caso, es tu responsabilidad asegurarte de que el empleado llega a casa sano y salvo.
  Conocer la dirección del empleado puede ser muy útil en este sentido.
  Incluso puedes necesitar la dirección para enviar documentos, como nóminas, notificaciones legales, etc.
• Los datos del cliente son esenciales: Ahora viene la parte más importante.
  Casi todas las empresas necesitan direcciones de clientes
• Para entregar mercancías: esto es obvio.
  Si tienes un negocio de producción de bienes, necesitarás direcciones de clientes para cumplir los pedidos.
• Crear perfiles de clientes – ¿Has leído alguna vez sobre una empresa que se hace un hueco en un mercado específico?
  ¿Cómo crees que las empresas pueden identificar sus mejores mercados?
  Creando perfiles de clientes.
  Estos perfiles les dicen todo sobre un cliente, incluida su ciudad o pueblo.
  Una vez que una empresa dispone de toda esa información, puede calibrar dónde son más populares.
  Esa información puede ser muy útil para elaborar el plan de marketing adecuado.
• para enviar materiales de marketing: aún vivimos en la era del «correo».
  Las empresas envían regularmente correo físico, boletines y otros documentos a suscriptores y clientes.
  Estos documentos se redactan especialmente en función del público objetivo y se envían a direcciones específicas para que la empresa pueda disfrutar de un alto rendimiento de la inversión.
  Por ejemplo, una empresa que ofrezca «leche maternizada para recién nacidos» enviaría folletos a una casa con al menos un niño pequeño.
  El folleto no generará clientes potenciales si llega a una casa sin niños.
• Para planificar mejor: Las empresas necesitan direcciones completas para planificar adecuadamente.
  Piensa en FedEx.
  La empresa puede entregar miles de paquetes en un día porque dispone de direcciones completas.
  Las clasifica según la zona y luego entrega cada paquete a tiempo.
  El trabajo habría sido casi imposible sin las direcciones correctas.
• A efectos de facturación: En algunas partes del mundo, las facturas no son válidas si no contienen las direcciones completas y correctas tanto del vendedor como del comprador.
  Por eso, las empresas deben tener acceso a las direcciones completas para emitir facturas válidas.
  De lo contrario, podrían tener problemas a la hora de pagar impuestos.

Tal como se definen aquí, la importancia, el alcance y la finalidad de los datos de direcciones afectan a todos los aspectos de tu organización y tienen un impacto en tiempo real si son inexactos o defectuosos. Si se gestionan bien, pueden mejorar la eficacia y los resultados productivos de tu empresa, como se expone en el estudio de caso que figura a continuación.

Algunos estados de EEUU fueron noticia recientemente por introducir un nuevo sistema para reducir el coste del transporte. Cambiaron las rutas y, como resultado, hubo menos viajes y menos tráfico en las carreteras. Las autoridades consiguieron unos resultados tan sorprendentes porque tenían acceso a las direcciones completas. Esto les permitió seleccionar las rutas adecuadas, cambiar los horarios de recogida y entrega, y recomendar otros cambios. Nunca habrían podido hacerlo sin acceso a direcciones completas y correctas. Pero las direcciones no sólo benefician a las escuelas y al gobierno, sino también a otras organizaciones. He aquí algunas ventajas:

• Reducción de costes: Como se ha visto en el ejemplo anterior, las direcciones correctas pueden ayudar a las empresas a ahorrar costes.
  Supongamos que una empresa gasta 2 $ en entregar un paquete, pero éste rebota debido a una dirección incorrecta.
  Ahora, la empresa tiene que volver a enviar el paquete, con lo que soporta un coste adicional de 2 $, que se reducirá del beneficio.
• Ahorro de tiempo: Cuando tengas la dirección correcta, dispondrás de más tiempo.
  No habrá entregas fallidas de las que ocuparse.
  Tus empleados podrán dedicar tiempo a otros trabajos y tu negocio prosperará.
• Mayor eficacia: Todas las empresas quieren ser eficientes y esto sólo es posible cuando utilizan sus recursos de la mejor manera posible.
  Tener acceso a información correcta puede ser de ayuda en este sentido.
• Mejora de la satisfacción del cliente: Los clientes confían en las empresas que cumplen los plazos y entregan los productos a tiempo. También es más probable que reutilicen y recomienden a las empresas que respetan sus plazos.
• Aumentar la lealtad: Lo creas o no, la dirección correcta puede ayudar a mejorar la lealtad de consumidores y trabajadores.

Los empleados se sienten muy orgullosos de trabajar para una empresa que no comete «errores», lo que aumenta su fidelidad. Lo mismo ocurre con los clientes, ya que les encanta trabajar con empresas fiables.