Cómo Eliminar Duplicados de Datos en el CRM para Tomar Mejores Decisiones

¿Tu CRM tiene múltiples registros de un cliente, pero todos están incompletos y desordenados?
Es hora de hacer limpieza.
Imagina que inicias sesión en tu CRM y encuentras cinco registros diferentes para el mismo cliente, cada uno con detalles ligeramente distintos. Estos datos desordenados e inexactos pueden descarrilar toda tu estrategia empresarial.

Los datos duplicados conducen a análisis erróneos, esfuerzos de marketing desperdiciados y malas experiencias para los clientes.
La deduplicación efectiva de datos en el CRM es esencial para evitar estos problemas.

No estás solo, así que antes de entrar en pánico, recuerda que la deduplicación es un desafío común para muchas organizaciones.

Por ejemplo, una empresa con la que trabajamos descubrió que casi la mitad de sus 74,000 registros estaban duplicados al momento de limpiar los datos de su CRM. Esto provocó una grave pérdida de confianza entre los gerentes y los ejecutivos de alto nivel, lo que generó conflictos internos y pérdida de tiempo.

No quieres que esto le suceda a tu empresa.
Esta guía es para marketers, gerentes de CRM y gerentes de cuentas que necesitan mantener datos de CRM de alta calidad para tomar mejores decisiones.

Empecemos a hacer que los datos de tu CRM sean precisos y confiables para obtener mejores resultados empresariales.

Deduplicación Explicada: Una Introducción a los Términos Clave

La deduplicación de datos es el proceso de identificar y eliminar registros duplicados dentro de tu CRM. Se trata de crear una única versión precisa de cada registro, asegurando que tengas un conjunto de datos claro y confiable.

¿Por qué existen datos duplicados?

Los datos duplicados suelen provenir de múltiples puntos de entrada de datos, errores humanos y migraciones de sistemas. Cuando un cliente completa un formulario dos veces o diferentes departamentos ingresan los mismos datos de manera ligeramente diferente, ocurren duplicados.
Estos duplicados saturan tu sistema y dificultan obtener una visión real de tus datos.
Según Experian, el 94% de las organizaciones cree que sus datos de clientes y prospectos podrían ser inexactos de alguna manera.

Términos clave en la deduplicación

• Registro Maestro: La versión más precisa y completa de un registro después de la deduplicación. Este registro se utiliza como la única fuente de verdad.
• Limpieza de Datos: El proceso de corregir o eliminar datos inexactos, incompletos o irrelevantes. Este es un paso crucial antes de la deduplicación.
• Emparejamiento de Datos: Comparar datos de diferentes fuentes para encontrar duplicados. Esto se puede hacer utilizando algoritmos que identifican registros similares según criterios predefinidos.
• Reglas de Supervivencia: Estas reglas determinan qué puntos de datos se mantienen cuando se encuentran duplicados. Por ejemplo, puedes optar por conservar la dirección más reciente o el registro más completo.

El impacto de una deduplicación efectiva

Una deduplicación efectiva del CRM reduce la saturación, mejora la calidad de los datos y aumenta tu capacidad para tomar decisiones informadas.

¿Cómo?
Eliminando registros duplicados, aseguras la precisión de los datos, lo que impacta directamente en el análisis y la estrategia. Los datos precisos permiten una segmentación efectiva, marketing dirigido e interacciones personalizadas con los clientes.
También agiliza los flujos de trabajo, reduce correcciones manuales y aumenta la eficiencia.

DMNews informa que los problemas para mantener los datos actualizados cuestan a las empresas en los Estados Unidos más de $600 mil millones al año, según un informe de The Data Warehousing Institute.

Los datos de alta calidad previenen problemas de cumplimiento y mitigan riesgos asociados con violaciones de datos.

Por qué elegir el registro maestro correcto es importante para la deduplicación del CRM

Imagina que tienes múltiples registros para el mismo cliente. Uno tiene el correo electrónico correcto pero un número de teléfono antiguo. Otro tiene el nuevo número de teléfono pero un nombre mal escrito.
Elegir el registro maestro correcto es crucial para mantener datos precisos y confiables.

¿Por qué es tan importante?
Porque el registro maestro se convierte en tu única fuente de verdad. Es el registro que contiene la información más precisa, actualizada y completa.

Cuando se encuentran duplicados, fusionarlos en el registro maestro correcto asegura que no estés trabajando con datos desactualizados o incorrectos.

Los registros maestros incorrectos pueden generar problemas graves.
Podrías enviar materiales de marketing a la dirección equivocada o no reconocer a un cliente clave. Esto no solo desperdicia recursos, sino que también daña la confianza del cliente y distorsiona tus análisis.

¿Por qué deberías eliminar los datos duplicados del CRM?

Los datos duplicados en el CRM son más que una molestia, son un riesgo para el negocio.

Aquí tienes por qué debes tomarte la deduplicación en serio:

1. Experiencia del cliente:
   ¿Qué pasa si un cliente recibe el mismo correo de marketing varias veces? Podría sentirse bombardeado e infravalorado. Los duplicados en tu CRM pueden causar esto. Cada duplicado significa una comunicación potencialmente repetitiva o conflictiva, lo que puede molestar a los clientes y dañar la reputación de tu marca.
2. Análisis preciso:
   Los datos precisos son la base de un análisis confiable. Cuando tu CRM está lleno de duplicados, tus ideas se distorsionan. Imagina tomar decisiones estratégicas basándote en informes que sobrestiman tu base de clientes en un 20% debido a entradas duplicadas. Esto puede llevar a estrategias equivocadas y una asignación de recursos deficiente.
3. Eficiencia de costos:
   Los duplicados son costosos. Considera el costo de enviar múltiples correos a la misma dirección o el tiempo perdido por los equipos de ventas al contactar al mismo prospecto dos veces. Estas ineficiencias se acumulan, agotando tiempo y dinero. Al deduplicar tu CRM, optimizas las operaciones y reduces gastos innecesarios.
4. Cumplimiento y gestión de riesgos:
   Las leyes de privacidad de datos, como el GDPR, requieren una gestión precisa de los datos. Los registros duplicados pueden generar problemas de cumplimiento, poniendo a tu empresa en riesgo de multas elevadas. Mantener tus datos de CRM limpios y precisos ayuda a cumplir con las normativas y protege a tu empresa de riesgos legales.
5. Eficiencia del equipo:
   Cuando los equipos tienen acceso a datos limpios, trabajan de manera más eficiente. Los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente pueden confiar en el CRM para obtener información precisa, reduciendo el tiempo dedicado a verificar detalles o corregir errores. Esto aumenta la productividad y mejora la colaboración interdepartamental.
6. Mejores conocimientos del cliente:
   Comprender a tus clientes es clave para adaptar tus servicios y productos a sus necesidades. Los datos duplicados fragmentan el recorrido del cliente, dificultando obtener una visión completa de sus interacciones con tu empresa. Al deduplicar los datos de tu CRM, obtienes una imagen completa y precisa de cada cliente, lo que permite un marketing personalizado y un mejor servicio al cliente.

Mira cómo MGT Consulting redujo drásticamente su tiempo de deduplicación de datos de 1-2 semanas a solo 15 minutos con WinPure.

Por qué determinar el registro maestro correcto puede ser complicado

Determinar el registro maestro correcto es una tarea crítica pero compleja en la deduplicación del CRM. Muchas empresas luchan con esto porque no siempre es claro qué registro contiene la información más precisa y completa.

Algunos desafíos clave que podrías enfrentar:

• Datos inconsistentes: Diferentes departamentos podrían ingresar datos en varios formatos. Por ejemplo, un equipo podría registrar un cliente como «John Doe,» mientras otro lo registra como «Jonathan Doe.» Estas inconsistencias dificultan identificar qué registro es el más preciso.
• Registros incompletos: Ningún registro podría tener toda la información necesaria. Una entrada podría tener una dirección de correo correcta y otra el número de teléfono correcto. Fusionarlos requiere una consideración cuidadosa para asegurarse de no perder nada importante.
• Actualizaciones frecuentes: Los datos de los clientes cambian con frecuencia. Las direcciones, números de teléfono y correos electrónicos pueden quedar obsoletos. Hacer un seguimiento de estos cambios y determinar qué registro es el más actual es un desafío.
• Calidad de los datos: No todos los datos son confiables. Algunos registros podrían haberse ingresado con errores o carecer de información crucial. Decidir en qué datos confiar requiere una evaluación cuidadosa de la calidad de los datos.
• Procesos manuales: A menudo, las empresas dependen de procesos manuales para seleccionar registros maestros. Esto consume tiempo y es propenso a errores humanos, lo que lleva a inconsistencias y errores.
• Información conflictiva: Diferentes registros podrían tener información contradictoria, como dos direcciones diferentes para el mismo cliente. Resolver estos conflictos requiere un conjunto claro de reglas y un juicio cuidadoso.

Comprender estos desafíos es el primer paso hacia una deduplicación efectiva del CRM.

Prácticas Comunes para Seleccionar un Registro Maestro

Exploremos las prácticas comunes para seleccionar un registro maestro de manera efectiva y aprender cómo definir objetivos de auditoría y el alcance para limpiar eficientemente los datos de tu CRM. Aquí hay métodos prácticos que pueden ayudarte a evitar duplicados e inexactitudes en los datos:

Establecer Criterios Claros

Definir criterios claros para determinar qué registro será el maestro es fundamental. Esto puede incluir la completitud, precisión y relevancia de los datos. Establece reglas como:

• La fecha de actualización más reciente.
• El registro con la información más completa.
• La fuente de mayor calidad (por ejemplo, datos verificados de clientes).

Usar Herramientas Automatizadas

Herramientas automatizadas como WinPure pueden simplificar el proceso de selección. Estas herramientas aplican reglas y criterios predefinidos de forma consistente, reduciendo el riesgo de errores humanos. También son más eficientes al manejar grandes conjuntos de datos.

Perfilado de Datos

Realiza un análisis detallado para evaluar la calidad y completitud de tus registros. Esto ayuda a identificar cuáles son los más precisos y deben considerarse como maestros.

Actualizaciones Regulares

Establece un cronograma regular para actualizar los datos. Mantener la información actualizada evita que registros desactualizados se conviertan en maestros.

Reglas de Fusión

Define reglas de fusión que especifiquen cómo combinar datos. Por ejemplo:

• Mantener siempre la dirección más reciente.
• Combinar números de teléfono y correos electrónicos si son diferentes.
• Retener toda la información única de los duplicados.

Revisión Manual

A pesar de la automatización, a veces es necesario realizar una revisión manual, especialmente para registros críticos. Contar con un encargado de datos que supervise los registros maestros seleccionados garantiza que el proceso automatizado cumpla con los requisitos del negocio.

Gobernanza Centralizada de Datos

Implementar una gobernanza centralizada asegura que los criterios de selección sean consistentes en toda la organización. Este enfoque centralizado ayuda a mantener la integridad y confiabilidad de los datos.

Auditorías Regulares

Realiza auditorías frecuentes de los datos del CRM. Esto ayuda a identificar problemas con la selección de registros maestros y asegura la calidad continua de los datos.

Ejemplo de Criterios para la Selección de Registros Maestros

• Fecha de Última Actualización: Preferir registros con las actualizaciones más recientes.
• Completitud de Datos: Seleccionar registros con el conjunto de campos más completo.
• Fuente de Datos: Elegir registros de las fuentes más confiables y verificadas.
• Frecuencia de Uso: Priorizar registros más frecuentemente accedidos o utilizados por el equipo.

Reglas de Selección Personalizadas y Comportamiento de Fusión

Este proceso implica establecer reglas detalladas para determinar qué registros deben fusionarse y cómo elegir el registro maestro más preciso.

Pasos para Personalizar el Comportamiento de Fusión:

1. Definir Criterios de Selección: Establece qué hace que un registro sea el maestro, como la actualización más reciente, completitud de datos o confiabilidad de la fuente.
2. Configurar Reglas Multi-Etapa: Crea reglas múltiples para cubrir diferentes escenarios (e.g., priorizar datos recientes o más completos).
3. Implementar Herramientas Automatizadas: Usa herramientas para aplicar estas reglas consistentemente.
4. Revisar y Ajustar: Revisa y ajusta regularmente tus reglas según sea necesario.

Mejores Prácticas para un Proceso de Duplicación Efectivo

Prácticas Clave:

• Perfilado de Datos: Identifica problemas comunes como inconsistencias de formato y valores faltantes.
• Limpieza Regular de Datos: Implementa rutinas regulares de limpieza para mantener los datos libres de errores.
• Herramientas Automatizadas: Usa software de deduplicación para manejar grandes conjuntos de datos de manera eficiente.
• Cronogramas Consistentes de Actualización: Asegúrate de que las deduplicaciones estén siempre actualizadas.
• Auditorías Frecuentes: Revisa regularmente la efectividad del proceso de deduplicación.

Reflexión Final

Limpiar datos duplicados en tu CRM es como organizar tu habitación. Cuando todo está en su lugar, encuentras lo que necesitas rápidamente. Lo mismo sucede con los datos del CRM: con una versión precisa de cada registro, tu negocio funciona sin problemas, y todos tienen la información correcta cuando la necesitan.